The Executive Receptionist is responsible for ensuring that all activities at the front desk operate seamlessly, using the available tools and standard procedures in place.

The job requires that confidentiality and data protection be respected at all times, especially when dealing with external calls and visitors. The front desk should be manned according to the defined operation hours.

Your future duties and responsibilities

• Serve as first point of contact for the company and expected to promote a professional image at all times by greeting, welcoming, registering and directing members and visitors as they arrive
• Answer all incoming telephone calls (internal & external), provide basic information as needed, transfer to appropriate person or service or take message
• Manage meeting room bookings using Outlook and provide timely resolution when conflict arises by liaising with the various Executive Assistants
• Help coordinate logistics for internal / external meetings, events & activities held on-site, along with EA's on an ad-hoc basis
• Book meeting room (s)
• Provide secure wi-fi access to guests as requested
• Liaise with the IT team to ensure coverage and tools are in place
• Help with catering orders
• Help set up the meeting rooms and help clean them after usage
• Provide CGI members or guests access cards according to the security procedures in place and ensure follow-up
• Liaise with the Real Estate and the building owner's concierge teams for needs and logistics of the 25th Floor (executive floor)
• Responsible for placing stationary orders for all members on the 25th floor and centralizing in a secure area. This includes accuracy of orders, coordination with purchasing, follow-up and receiving of orders
• Keep updated records such as visitor registers, HR & members listings, etc.
• Other tasks such as but not limited to: scan various documents, electronically file and archive important documents, help EA's with some administrative tasks if time permits, etc.
  
  

Working hours (25 hours/week) from Wednesday to Friday between 8am and 5:30pm

Required Qualifications To Be Successful In This Role

• At least two years of relevant experience in a similar role
• Hold a college diploma in a field related to administration
• Be fully proficient in French and English, both spoken and written
• Demonstrate strong knowledge of the Microsoft Office suite
• Show excellent organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple tasks while prioritizing effectively
• Be comfortable working in an executive or corporate environment
  
  

CGI is providing a reasonable estimate of the pay range for this role. The determination of this range includes factors such as skill set level, geographic market, experience and training, and licenses and certifications. Compensation decisions depend on the facts and circumstances of each case. A reasonable estimate of the current range is $31 252–$62 504. This role is an existing vacancy.

Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.

Life at CGI is rooted in ownership, teamwork, respect and belonging. Here, you’ll reach your full potential because…

You are invited to be an owner from day 1 as we work together to bring our Dream to life. That’s why we call ourselves CGI Partners rather than employees. We benefit from our collective success and actively shape our company’s strategy and direction.

Your work creates value. You’ll develop innovative solutions and build relationships with teammates and clients while accessing global capabilities to scale your ideas, embrace new opportunities, and benefit from expansive industry and technology expertise.

You’ll shape your career by joining a company built to grow and last. You’ll be supported by leaders who care about your health and well-being and provide you with opportunities to deepen your skills and broaden your horizons.

At CGI, we value the strength that diversity brings and are committed to fostering a workplace where everyone belongs. We collaborate with our clients to build more inclusive communities and empower all CGI partners to thrive. As an equal-opportunity employer, being able to perform your best during the recruitment process is important to us. If you require an accommodation, please inform your recruiter.

To learn more about accessibility at CGI, contact us via email. Please note that this email is strictly for accessibility requests and cannot be used for application status inquiries.

Come join our team—one of the largest IT and business consulting services firms in the world.

réceptionniste exécutive

Job Description

La réceptionniste exécutive est responsable d'assurer le bon déroulement de toutes les activités à la réception, en utilisant les outils disponibles et les procédures standards en place. Le poste exige le respect en tout temps de la confidentialité et de la protection des données, particulièrement lors de la gestion des appels externes et de l'accueil des visiteurs. La réception doit être occupée conformément aux heures d'ouverture définies.

Your future duties and responsibilities

• Agir à titre de premier point de contact pour l'entreprise et maintenir en tout temps une image professionnelle en accueillant, orientant, inscrivant et dirigeant les employés et visiteurs à leur arrivée
• Répondre à tous les appels téléphoniques entrants (internes et externes), fournir des renseignements de base au besoin, transférer les appels à la bonne personne ou au bon service, ou prendre des messages
• Gérer les réservations de salles de réunion à l'aide d'Outlook et résoudre rapidement les conflits en collaborant avec les adjoint(e)s de direction
• Aider à coordonner la logistique des réunions, événements et activités internes et externes tenus sur place, en collaboration avec les adjoint(e)s de direction, au besoin :
• Réserver les salles de réunion
• Fournir un accès Wi-Fi sécurisé aux invités sur demande
• Collaborer avec l'équipe TI pour s'assurer que les outils et le soutien technique sont en place
• Aider avec les commandes de traiteur
• Participer à la préparation des salles de réunion et à leur remise en ordre après utilisation
• Fournir des cartes d'accès aux employés et visiteurs selon les procédures de sécurité en place et assurer le suivi
• Collaborer avec les équipes de l'immobilier et du service de conciergerie de l'immeuble pour les besoins et la logistique du 25e étage (étage exécutif)
• Être responsable des commandes de fournitures de bureau pour tous les employés du 25e étage et en assurer la centralisation dans un espace sécurisé (exactitude des commandes, coordination avec les achats, suivi et réception)
• Tenir à jour différents registres (registre des visiteurs, listes RH et des employés, etc.)
• Effectuer diverses autres tâches, notamment : numérisation de documents, classement électronique et archivage de documents importants, soutien administratif ponctuel aux adjoint(e)s de direction, etc.
  
  

Horaire de travail (25 heures/semaine) du mercredi au vendredi entre 8h et 17h30

Required Qualifications To Be Successful In This Role

• Posséder au moins deux années d’expérience pertinente dans un rôle similaire
• Détenir un diplôme d’études collégiales dans un domaine lié à l’administration
• Maîtriser le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Avoir une excellente connaissance de la suite Microsoft Office
• Faire preuve d’organisation, de rigueur et de capacité à gérer plusieurs tâches tout en établissant les priorités
• Être à l’aise dans un environnement exécutif ou corporatif
  
  

CGI offre une estimation raisonnable de la fourchette salariale pour ce poste. Le calcul de cette fourchette dépend de divers facteurs, notamment le niveau de compétence, le marché géographique, l’expérience, la formation ainsi que les licences et certifications professionnelles. Les décisions en matière de rémunération dépendent des particularités de chaque cas. Une estimation raisonnable de cette fourchette salariale se situe entre 31 252$ et 62 504$. Ce poste est vacant.

#INDCGIC

Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.

La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…

Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.

Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.

Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.

Chez CGI, nous valorisons la richesse que la diversité apporte et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun s’épanouit. Nous collaborons avec nos clients pour bâtir des communautés plus inclusives et permettre à tous les associés de CGI de réussir. En tant qu’employeur prônant l’égalité des chances, il est important pour nous que vous puissiez donner le meilleur de vous-même durant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement particulier, veuillez en informer votre recruteur.

Pour en savoir plus sur l'accessibilité chez CGI, contactez-nous par courriel. Veuillez noter que ce courriel est strictement réservé aux demandes d'accessibilité et ne peut être utilisé pour vérifier l'état d’une candidature.

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