The Executive Assistant provides strategic, high-level administrative support to the President of Canadian Operations. This role demands exceptional judgment, discretion, and the ability to anticipate needs in a fast-paced and evolving environment.

The successful candidate is proactive, highly organized, and confident in managing complex priorities independently. They bring significant executive-level experience, strong business acumen, and a professional presence aligned with senior leadership.

Your future duties and responsibilities

• Manage the President's calendar with precision, foresight, and strategic prioritization.
• Coordinate and schedule internal and external meetings, proactively identifying conflicts and adjusting to shifting priorities.
• Oversee travel arrangements, expense reporting, approvals, authorizations, and CRM-related activities.
• Develop and manage the annual Canadian Cabinet event planning calendar.
• Review and approve timesheets and validate expense reports for the President's direct reports, ensuring compliance with organizational standards.
• Serve as liaison with client administrative teams and internal administrative stakeholders.
• Plan and execute Strategic Business Unit events and leadership meetings.
• Build and maintain strong working relationships with internal and external stakeholders.
  
  

Cross-Functional Support

• Provide executive administrative support to the Vice President, Internal Operations.
• Support the VP, HR Canada with scheduling, expense reports, timesheet approvals, and coordination of team meetings
• Organize and facilitate quarterly meetings with management team assistants to align and strengthen administrative best practices.
  
  

Required Qualifications To Be Successful In This Role

• 8+ years of senior-level executive support experience within a large organization.
• Post-secondary diploma or university degree in office administration, business administration, or a related field (or equivalent experience).
• Fully bilingual (French and English) with excellent written and verbal communication skills.
• Strong writing, editing, and formatting capabilities, particularly for executive presentations and communications.
• Advanced proficiency in Microsoft Office Suite.
• Exceptional organizational and time-management skills, with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Demonstrated experience in complex event planning and coordination.
• High level of professionalism, discretion, and integrity when handling sensitive and confidential information.
• Strong initiative, autonomy, attention to detail, and a proactive mindset.
• Excellent interpersonal and listening skills, with the ability to anticipate executive needs and operate effectively in a dynamic environment.
  
  

CGI is providing a reasonable estimate of the pay range for this role. The determination of this range includes factors such as skill set level, geographic market, experience and training, and licenses and certifications. Compensation decisions depend on the facts and circumstances of each case. A reasonable estimate of the current range is $60,000–$115,000. This role is an existing vacancy.

Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.

Life at CGI is rooted in ownership, teamwork, respect and belonging. Here, you’ll reach your full potential because…

You are invited to be an owner from day 1 as we work together to bring our Dream to life. That’s why we call ourselves CGI Partners rather than employees. We benefit from our collective success and actively shape our company’s strategy and direction.

Your work creates value. You’ll develop innovative solutions and build relationships with teammates and clients while accessing global capabilities to scale your ideas, embrace new opportunities, and benefit from expansive industry and technology expertise.

You’ll shape your career by joining a company built to grow and last. You’ll be supported by leaders who care about your health and well-being and provide you with opportunities to deepen your skills and broaden your horizons.

At CGI, we value the strength that diversity brings and are committed to fostering a workplace where everyone belongs. We collaborate with our clients to build more inclusive communities and empower all CGI partners to thrive. As an equal-opportunity employer, being able to perform your best during the recruitment process is important to us. If you require an accommodation, please inform your recruiter.

To learn more about accessibility at CGI, contact us via email. Please note that this email is strictly for accessibility requests and cannot be used for application status inquiries.

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Adjoint(e) exécutive au Président

Job Description

L'adjoint(e) exécutif(ve) fournit un soutien administratif stratégique et de haut niveau au Président des Opérations canadiennes. Ce rôle exige un jugement exceptionnel, une grande discrétion ainsi que la capacité d'anticiper les besoins dans un environnement dynamique et en constante évolution.

La personne retenue est proactive, hautement organisée et à l'aise de gérer de façon autonome des priorités complexes. Elle possède une solide expérience auprès de cadres supérieurs, un sens aigu des affaires et une présence professionnelle alignée avec la haute direction.

Your future duties and responsibilities

• Gérer l'agenda du Président avec rigueur, prévoyance et un sens stratégique des priorités.
• Coordonner et planifier les réunions internes et externes, en anticipant les conflits et en s'adaptant aux priorités changeantes.
• Superviser les arrangements de voyage, les rapports de dépenses, les approbations, les autorisations et les activités liées au CRM.
• Élaborer et gérer le calendrier annuel de planification des événements du Cabinet canadien.
• Examiner et approuver les feuilles de temps et valider les rapports de dépenses des subordonnés directs du Président, en assurant la conformité aux normes organisationnelles.
• Agir à titre de personne-ressource auprès des équipes administratives des clients et des parties prenantes administratives internes.
• Planifier et organiser les événements des unités d'affaires stratégiques ainsi que les rencontres de leadership.
• Établir et maintenir de solides relations de travail avec les parties prenantes internes et externes.
  
  

Soutien transversal

• Fournir un soutien administratif exécutif au vice-président, Opérations internes.
• Appuyer le/la VP, RH Canada dans la gestion de l'agenda, des rapports de dépenses, de l'approbation des feuilles de temps et de la coordination des réunions d'équipe.
• Organiser et animer des rencontres trimestrielles avec les adjoint(e)s de l'équipe de gestion afin d'harmoniser et de renforcer les meilleures pratiques administratives.
  
  

Required Qualifications To Be Successful In This Role

• Plus de 8 ans d'expérience en soutien exécutif de niveau senior au sein d'une grande organisation.
• Diplôme d'études postsecondaires ou universitaires en administration de bureau, administration des affaires ou domaine connexe (ou expérience équivalente).
  
  

Parfaitement bilingue (français et anglais), avec d'excellentes aptitudes en communication écrite et orale.

• Excellentes compétences en rédaction, révision et mise en forme, notamment pour des présentations et communications destinées à la haute direction.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office.
• Compétences organisationnelles et de gestion du temps exceptionnelles, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.
• Expérience démontrée en planification et coordination d'événements complexes.
• Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et d'intégrité dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles.
• Grande autonomie, sens de l'initiative, souci du détail et approche proactive.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et d'écoute, avec la capacité d'anticiper les besoins des dirigeants et d'évoluer efficacement dans un environnement dynamique.
  
  

Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce poste en raison de la nature du rôle nécessitant des interactions avec des clients nationaux et mondiaux

CGI offre une estimation raisonnable de la fourchette salariale pour ce poste. Le calcul de cette fourchette dépend de divers facteurs, notamment le niveau de compétence, le marché géographique, l’expérience, la formation ainsi que les licences et certifications professionnelles. Les décisions en matière de rémunération dépendent des particularités de chaque cas. Une estimation raisonnable de cette fourchette salariale se situe entre 60 000 $ et 115 000 $. Ce poste est vacant.

Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.

La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…

Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.

Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.

Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.

Chez CGI, nous valorisons la richesse que la diversité apporte et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun s’épanouit. Nous collaborons avec nos clients pour bâtir des communautés plus inclusives et permettre à tous les associés de CGI de réussir. En tant qu’employeur prônant l’égalité des chances, il est important pour nous que vous puissiez donner le meilleur de vous-même durant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement particulier, veuillez en informer votre recruteur.

Pour en savoir plus sur l'accessibilité chez CGI, contactez-nous par courriel. Veuillez noter que ce courriel est strictement réservé aux demandes d'accessibilité et ne peut être utilisé pour vérifier l'état d’une candidature.

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