Official Internal Job Title:

Administrative Assistant

Status:

Regular

Job Description:

Poste en présentiel au minimum 4 jours par semaine.

En tant que secrétaire, vous exécuterez pour les agents du secteur des travaux tels que produire divers documents relatifs à la direction, effectuer du travail de secrétariat et du travail général de bureau, fournir certains renseignements, prendre les messages et classer divers documents aux dossiers de la direction.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

• Accueillir, recevoir et acheminer les communications (téléphone, courriel, courrier) vers les personnes concernées, fournir de l’information générale et prendre les messages au besoin.
• Produire, mettre à jour et modifier divers documents administratifs (rapports, listes, lettres, fusions, formulaires) à l’aide des logiciels appropriés, incluant les formulaires du département.
• Gérer, classer, numériser et maintenir à jour les dossiers, le système de classement ainsi que les répertoires et contenus documentaires (intranet, site sécurisé).
• Recevoir, traiter et distribuer le courrier papier et électronique, les demandes transactionnelles du site sécurisé ainsi que les documents transmis par télécopieur, courriel ou courrier.
• Traiter les demandes de recherche de coordonnées de clients, gérer les retours de courrier et effectuer les mises à jour requises aux dossiers clients dans les systèmes.
• Effectuer des recherches d’information à l’aide des systèmes internes, d’Internet ou auprès d’intervenants internes et externes.
• Gérer les commandes de documents et formulaires destinés aux conseillers financiers externes en épargne et assurance-vie, et répondre aux questions à ce sujet.
• Effectuer le dépôt bancaire quotidien des chèques reçus.
• Assurer un soutien opérationnel en remplaçant, au besoin, certaines fonctions de l’agent de bureau lors d’absences.

Vos talents et qualifications :

• Détenir un DEC en technique de secrétariat ou de bureau.

• Très bonne connaissance de la suite Office.

• Avoir une très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite. Les candidats sélectionnés devront passer des tests de français.

#S2

#LI-Onsite

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Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.

Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.

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