Event Manager

Report to COO

Type of Position: Full-Time Hours per Week: 37.5 hours/week Employee Working Location: Must be located in Alberta (Remote) Eligibility to Work in Canada: Candidates must be eligible to work in Canada. For non-citizens or permanent residents, please review your visa eligibility for this role.

Our Mission

QueerTech is a nonprofit organization. We strive to queer the tech ecosystem by breaking down barriers, creating spaces, and connecting communities to support and empower 2SLGBTQ+ people to thrive. Our community has over 10,000 QTs across Canada, and we have worked with over 120 corporate partners and over 75 community partners.

We value inclusivity, helpfulness, accessibility, and pride, and believe that for queer people to thrive as their authentic selves fully, we must build resilience, encourage self-empowerment, and create a sense of belonging!

As an organization, we have three vision goals we strive to achieve:

• 20% Representation of Queer people in the tech industry.
• 5% Representation of Queer people in leadership and executive roles.
• 15% of funding in Canada goes to Queer founders.

Your Mission

As the Event Manager at QueerTech, your mission is to lead the planning, coordination, and execution of the QT Qonference and QT Connect Meetups, fostering community engagement and creating meaningful experiences for 2SLGBTQ+ tech professionals. You will be responsible for all aspects of event management, from logistical planning and vendor coordination to content development and post-event analysis. Through successful delivery of these events, you will contribute to QueerTech’s vision of connecting, advancing, and empowering queer talent across Canada.

Responsibilities:

1. Event Planning & Coordination:
   • Lead the planning, logistics, and execution of the annual QT Qonference, bringing together 500+ participants to learn, connect, and celebrate queer innovation.
   • Organize and oversee QT Connect Meetups in various cities across Canada, ensuring consistent quality and engagement in each event.
   • Develop detailed event timelines, manage budgets, and ensure all logistics align with QueerTech’s goals and values.

• Content Development Oversight:
  • Collaborate with speakers, panelists, and program leads to develop engaging and relevant content for the QT Qonference and QT Connect Meetups.
  • Ensure that content reflects QueerTech’s mission and values, highlighting diverse voices and perspectives within the tech industry.
  • Oversee content creation processes, including scheduling, speaker preparation, and material review, to enhance the attendee learning experience.
• Vendor and Venue Management:
  • Source, negotiate, and manage relationships with vendors, venues, and suppliers to ensure successful event delivery within budget.
  • Coordinate with venues for logistics such as AV setup, catering, accessibility accommodations, and other on-site needs.
  • Oversee contracts, payments, and logistics with all vendors, ensuring compliance with QueerTech’s standards and expectations.
• Participant and Community Engagement:
  • Collaborate with the marketing team to develop promotional strategies and materials to drive attendance and engagement for the QT Qonference and QT Connect Meetups.
  • Manage participant communications, including registration, pre-event information, and post-event follow-ups to enhance the attendee experience.
  • Work closely with the Partner Engagement & Activation Manager to host QT Connect Meetups at corporate member spaces, fostering deeper engagement and collaboration with QueerTech’s corporate partners.
  • Foster relationships with community partners and speakers, ensuring diverse and inclusive representation at all events.
• On-site Event Management:
  • Oversee event setup, execution, and breakdown, managing on-site logistics to ensure smooth operations and a positive experience for all attendees.
  • Coordinate with volunteers and staff to ensure roles are clearly assigned and that all participants feel welcomed and supported.
  • Troubleshoot issues as they arise to maintain a high-quality experience for attendees and stakeholders.
• Post-Event Analysis & Reporting:
  • Conduct post-event evaluations to gather feedback, analyze data, and measure success against established KPIs.
  • Prepare post-event reports with insights and recommendations for future events.
  • Use feedback and data to continuously improve the planning and execution of the QT Qonference and QT Connect Meetups.

Qualifications:

• Experience: 5+ years in event management, preferably in nonprofit, tech, or community-oriented settings. Experience with large conferences and multiple-location events is a plus.
• Organizational Skills: Strong project management skills with the ability to handle multiple events, timelines, and priorities simultaneously.
• Communication: Excellent written and verbal communication skills, with experience managing participant and vendor communications.
• Content Development: Experience overseeing event content development, including speaker coordination, content curation, and program design.
• Adaptability: Ability to remain calm and solution-oriented in high-pressure situations.
• Mission-Driven: Passion for supporting the 2SLGBTQ+ community and an understanding of issues within the tech industry.
• Technical Skills: Proficiency with event management software, registration platforms, and virtual event tools. Familiarity with budgeting and data analysis tools is an asset.
• Languages: Proficiency in English and French is required.

Compensation and Benefits: QueerTech offers a competitive compensation package, including:

• $1,600 per year for Transportation, Mental Health & Wellness budget
• $600 per year for professional development
• 4 days for professional development per year.
• 3 weeks of vacation plus an end-of-year break
• Cell phone and Internet monthly stipend up to $100 total

Gestionnaire d’événements

Relève de : Direction des opérations (COO) Type de poste : Temps plein Nombre d’heures par semaine : 37,5 heures/semaine Lieu de travail : Doit être situé en Alberta (à distance) Éligibilité au travail au Canada : Les candidat·e·s doivent être éligibles pour travailler au Canada. Pour les personnes non citoyennes ou résidentes permanentes, veuillez vérifier votre admissibilité au visa pour ce poste.

À propos de QueerTech

QueerTech s'engage à rendre l'écosystème technologique plus queer en brisant les barrières, en créant des espaces inclusifs et en connectant les communautés pour soutenir et valoriser les personnes 2SLGBTQ+ afin de les aider à s'épanouir. Notre communauté compte plus de 10 000 QTs à travers le Canada, et nous avons collaboré avec plus de 120 partenaires corporatifs et plus de 75 partenaires communautaires.

Nous valorisons l’inclusivité, l’entraide, l’accessibilité et la fierté. Nous croyons que pour que les personnes queers puissent s’épanouir pleinement en étant elles-mêmes, nous devons bâtir la résilience, encourager l’autonomisation et créer un fort sentiment d’appartenance !

En tant qu’organisation, nous visons à atteindre trois objectifs :

• 20 % de représentation des personnes queers dans l’industrie technologique.
• 5 % de représentation des personnes queers dans des postes de direction et de leadership.
• 15 % des financements au Canada alloués aux fondateur·rice·s queers.

Votre mission

En tant que Gestionnaire d’événements chez QueerTech, votre mission sera de diriger la planification, la coordination et l’exécution de la QT Qonference et des QT Connect Meetups, en favorisant l’engagement communautaire et en créant des expériences significatives pour les professionnel·le·s 2SLGBTQ+ du secteur technologique. Vous serez responsable de tous les aspects de la gestion événementielle, depuis la planification logistique et la coordination avec les fournisseurs jusqu’au développement du contenu et à l’analyse post-événement. Grâce à la réussite de ces événements, vous contribuerez à la vision de QueerTech, qui vise à connecter, faire avancer et autonomiser les talents queers à travers le Canada.

Responsabilités

Planification et coordination des événements

• Diriger la planification, la logistique et l’exécution de la QT Qonference, un événement rassemblant plus de 500 participant·e·s pour apprendre, réseauter et célébrer l’innovation queer.
• Organiser et superviser les QT Connect Meetups dans différentes villes du Canada, en veillant à assurer une qualité et un engagement constants pour chaque événement.
• Développer des calendriers détaillés des événements, gérer les budgets et s’assurer que toutes les logistiques sont alignées avec les objectifs et les valeurs de QueerTech.

Supervision du développement du contenu

• Collaborer avec les intervenant·e·s, panélistes et responsables de programme pour élaborer du contenu engageant et pertinent pour la QT Qonference et les QT Connect Meetups.
• Veiller à ce que le contenu reflète la mission et les valeurs de QueerTech, en mettant en avant des voix et des perspectives diverses au sein de l’industrie technologique.
• Superviser la création du contenu, y compris la planification, la préparation des intervenant·e·s et la révision des supports pour optimiser l’expérience des participant·e·s.

Gestion des fournisseurs et des lieux

• Identifier, négocier et gérer les relations avec les fournisseurs, les lieux et les prestataires pour assurer une prestation événementielle réussie dans le respect du budget.
• Coordonner les aspects logistiques avec les lieux d’accueil : équipements audiovisuels, traiteur, accessibilité et autres besoins sur place.
• Superviser les contrats, les paiements et les aspects logistiques avec tous les fournisseurs en veillant à respecter les standards et les attentes de QueerTech.

Engagement des participant·e·s et de la communauté

• Collaborer avec l’équipe marketing pour élaborer des stratégies et supports promotionnels afin d’augmenter la participation et l’engagement aux événements.
• Gérer les communications avec les participant·e·s, y compris les inscriptions, les informations pré-événement et les suivis post-événement pour améliorer l’expérience des personnes participantes.
• Travailler en étroite collaboration avec la personne responsable de l’engagement et de l’activation des partenaires pour organiser les QT Connect Meetups dans les locaux des entreprises partenaires, renforçant ainsi la collaboration avec nos partenaires corporatifs.
• Développer des relations avec les partenaires communautaires et les intervenant·e·s afin d’assurer une représentation diversifiée et inclusive dans tous les événements.

Gestion des événements sur place

• Superviser l’installation, l’exécution et le démontage des événements, en assurant une logistique fluide et une expérience positive pour tou·te·s les participant·e·s.
• Coordonner les bénévoles et l’équipe pour que les rôles soient clairement attribués et que chaque personne présente se sente accueillie et soutenue.
• Gérer les imprévus et résoudre les problèmes en temps réel afin d’assurer une expérience de haute qualité aux participant·e·s et aux parties prenantes.

Analyse et rapport post-événement

• Réaliser des évaluations post-événement pour recueillir des retours, analyser les données et mesurer le succès des événements en fonction des indicateurs clés de performance (KPI).
• Préparer des rapports post-événement avec des recommandations pour améliorer les éditions futures.
• Utiliser les retours et les données pour optimiser en continu la planification et l’exécution des QT Qonference et des QT Connect Meetups.

Profil recherché

• Expérience : Minimum 5 ans en gestion d’événements, idéalement dans les secteurs associatif, technologique ou communautaire. Une expérience dans l’organisation de conférences d’envergure et d’événements multi-sites est un atout.
• Compétences organisationnelles : Excellentes compétences en gestion de projet, capable de gérer plusieurs événements, échéanciers et priorités simultanément.
• Communication : Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec une expérience en gestion des participant·e·s et des fournisseurs.
• Développement de contenu : Expérience en supervision du développement du contenu événementiel, y compris la coordination des intervenant·e·s, la curation de contenu et la conception de programmes.
• Adaptabilité : Capacité à garder son calme et à trouver des solutions dans des situations sous pression.
• Engagement communautaire : Passion pour le soutien à la communauté 2SLGBTQ+ et compréhension des enjeux dans l’industrie technologique.
• Compétences techniques : Maîtrise des logiciels de gestion d’événements, des plateformes d’inscription et des outils pour événements virtuels. Une familiarité avec la gestion budgétaire et l’analyse de données est un atout.
• Langues : Maîtrise de l’anglais et du français requise.

Rémunération et avantages

QueerTech offre un package de rémunération compétitif, incluant :

• 1 600 $/an pour le transport, la santé mentale et le bien-être
• 600 $/an pour le développement professionnel
• 4 jours de formation professionnelle par an
• 3 semaines de vacances + congé de fin d’année
• Allocation mensuelle pour le téléphone et l’internet jusqu’à 100 $